DÉCLARATION DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DE NEXTFACTOR S.A.

Introduction 

Pour Nextfactor S.A. (ci-après : « NextFactor »), la protection de la vie privée des donneurs d’ordre (après « client ») , des débiteurs et des employés est une priorité. En tant que société d’affacturage, NextFactor traite des données personnelles et est responsable du traitement correct de ces données. Nous décrivons comment nous nous y prenons dans cette déclaration de protection de la vie privée. 

NextFactor se réserve le droit de modifier cette déclaration de confidentialité. NextFactor vous recommande de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité afin d’être au courant de ces changements.

NextFactor comme responsable du traitement 

NextFactor achète des créances des clients et devient de ce fait « responsable du traitement ». À compter du moment où nous reprenons les créances, NextFactor définit l’objectif et les moyens liés au traitement de ces données personnelles. De ce fait, nous devenons donc responsables au sens du nouveau règlement général sur la protection des données 2016/679(« RGPD »).

Nous expliquons ci-après quelles données personnelles nous traitons et pour quelles raisons nous le faisons.

Conditions 

Dans le cadre du traitement des données personnelles, il est important pour nous que le client collecte (traite) ces données de façon légale et en tenant compte du RGPD et des autres législations et réglementations relatives à la protection de la vie privée. En outre, les débiteurs doivent être informés du transfert de créance qui a été prévu, du transfert de données personnelles à l’attention de NextFactor que cela implique ainsi que du traitement des données personnelles par NextFactor et par les entreprises qui sont liées à NextFactor au sein du groupe Credit Exchange. 

Données personnelles et objectifs 

Le traitement des données personnelles est nécessaire pour nous permettre de proposer des prestations de service de qualité. NextFactor utilise les données personnelles en tenant compte du RGPD et des autres législations et réglementations relatives à la protection de la vie privée.

Nous traitons des données personnelles aux fins suivantes :

1. Exécution du contrat d’affacturage

• Le service d’affacturage entend :
• La reprise (partielle) de créances que des clients font valoir sur des débiteurs;
• La vérification (partielle) de la justesse des créances qui arrivent entre nos mains ;
• Sommation des débiteurs pour recouvrir une créance ;

2. Tests de solvabilité et comportement de paiement

• Les clients peuvent effectuer des tests de solvabilité sur de (nouveaux) débiteurs via NextFactor ;
• NextFactor étudie les données des clients, débiteurs, le montant en souffrance et le comportement de paiement pour évaluer les risques de crédit des clients, débiteurs mais aussi pour prévenir et détecter les fraudes.

3. Gestion de crédit

• Développement de modèles statistiques dans le but de segmenter les portefeuilles de recouvrement afin d’optimiser le résultat du processus de recouvrement.

4. Contact avec le client et/ou débiteur

• Pour fluidifier au maximum le cycle de gestion et de recouvrement, il est nécessaire de pouvoir contacter le client et/ou débiteur.

5. Paiement au client et/ou au débiteur

• Paiements aux clients et remboursements aux débiteurs des montants indûment perçus.

6. Contrôle de l’identité de la personne concernée lors de l’exercice de ses droits en vertu du RGPD

• Quand une personne concernée exerce un de ses droits en vertu du RGPD, NextFactor utilise une copie d’un passeport ou d’une carte d’identité pour contrôler si la demande a bien été introduite par la personne concernée. Une fois que l’identité de la personne concernée a été contrôlée, la copie de son passeport ou de sa carte d’identité est détruite.

7. Enregistrement des appels téléphoniques avec les clients et les débiteurs

• Afin d’améliorer le service téléphonique assuré par les employés de NextFactor, les appels téléphoniques avec les clients et les débiteurs sont enregistrés par nos soins. Bien sûr, les clients et les débiteurs sont immédiatement informés que la conversation est enregistrée
  
  
  

NextFactor traite les données personnelles suivantes des débiteurs dans le but mentionné ci-après :

NextFactor traite les données personnelles suivantes des clients dans le but mentionné ci-après :

NextFactor traite les données personnelles suivantes des prospects dans le but mentionné ci-après :

NextFactor traite les données personnelles suivantes (des contacts) des parties et des prestataires externes dans le but mentionné ci-après :

NextFactor traite les données personnelles suivantes des candidats dans le but mentionné ci-après :

Base légale du traitement des données personnelles

Le traitement des données personnelles des débiteurs est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou il relève de l’intérêt légitime dans le cadre d’un test de solvabilité.

Le traitement des données personnelles des clients est nécessaire à l’exécution d’un contrat dont le client est une des parties.

Le traitement des données personnelles des prospects est nécessaire dans la perspective de la conclusion d’un contrat dont le prospect est une des parties. 

Le traitement des données personnelles des candidats est nécessaire dans la perspective de la conclusion d’un accord auquel le candidat peut être partie ou a lieu après autorisation.

Nextfactor ontvangt persoonsgegevens van: 

–          Clients

–          Prospects
–          Débiteurs 
–          Parties et prestataires externes.;

–          Candidats et employés.

Dans certains cas de figure, NextFactor ne peut faire autrement que de diffuser des données personnelles à des tierces parties. Quand :

• cela est compatible avec l’objectif pour lequel les données ont été collectées et ;
• la diffusion repose sur une base légale (elle est donc justifiée par la loi) ;

NextFactor peut diffuser des données personnelles à :

• Des débiteurs (seules les données de débiteurs sont concernées) ;
• Des clients ;
• Des employés de NextFactor ;
• Un bureau de recouvrement/huissier de justice ;
• Les prestataires de services avec lesquels NextFactor a conclu des contrats de traitement, dans la mesure où ces prestataires proposent des services à NextFactor en tant que sous-traitant au sens du RGPD et dans la mesure où les données personnelles sont indispensables aux services proposés (sociétés d’hébergement, agences de marketing, par exemple).

Délai de conservation

NextFactor ne traite pas les données personnelles plus longtemps qu’il n’est nécessaire aux fins pour lesquelles ces données sont collectées et toujours uniquement dans l’Espace économique européen. Tout délai de conservation légal applicable, comme le délai de conservation fiscal de 7 ans, est respecté. Les données personnelles peuvent être stockées indéfiniment à des fins statistiques, de recherche, d’archivage, en offrant les garanties qui s’imposent. 

Protection 

Compte tenu de la technologie et des coûts de mise en place impliqués mais aussi de la nature, de la portée, du contexte et des objectifs de traitement ainsi que de la probabilité et de la gravité des différents risques liés aux droits et libertés des personnes, NextFactor prend les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les  données personnelles traitées . Ces mesures comprennent notamment :

• la pseudonymisation et le cryptage des données personnelles
• une conception qualitative des services et des systèmes qui permettent de traiter les données
• la possibilité de veiller à ce que les données personnelles ne soient pas perdues de manière permanente en cas d’incident
• le test et l’évaluation périodiques de la sécurité
• les employés ayant accès aux données personnelles les traitent uniquement pour le compte de NextFactor (sauf si une obligation légale en décide autrement)

Déclaration de confidentialité 

Tous les employés impliqués dans le traitement des données personnelles chez NextFactor sont tenus de préserver la confidentialité des données dont ils ont pris connaissance. Les données personnelles ne sont utilisées par un employé que lorsque cela est nécessaire à l’exercice de la fonction de l’employé. Chaque employé de NextFactor signe une déclaration de confidentialité lors de sa prise de fonction.   

Responsable de la protection des données 

NextFactor a nommé un responsable de la protection des données. Le nom de notre responsable de la protection des données est monsieur M. Van Der Donk. Ses coordonnées sont les suivantes :

Adres:   Uitbreidingstraat 66, 2600 Anvers
Email:  privacy@NextFactor.be
Tel:        03/304.67.62

Droits

Vous disposez des droits suivants sur les données personnelles que nous traitons vous concernant :

• Droit d’explication sur les données personnelles dont nous disposons à votre sujet et sur ce que nous en faisons
• Droit de consultation des données personnelles dont nous disposons sur vous
• Droit de modification des données personnelles
• Droit de suppression des données personnelles
• Droit à la portabilité des données
• Droit de limitation du traitement de vos données personnelles
• Droit d’opposition à une utilisation spécifique (par exemple, le traitement de données personnelles sur le test de solvabilité et le comportement de paiement)
• Droit à un regard humain sur les décisions

Vous pouvez adresser les questions ou demandes liées au fait que vous souhaitez exercer un droit à :

Nextfactor S.A.

A l’attn du délégué à la protection des données.

Uitbreidingstraat 66
2600 Anvers

Lorsque vous exercez un de vos droits, nous vous prions de joindre à votre demande une copie de votre passeport ou de votre carte d’identité. Masquez votre numéro BSN et votre photo. Si vous ne le faites pas, NextFactor s’en chargera. Si vous avez des questions d’ordre général sur la protection de la vie privée, vous pouvez nous contacter. 

Réclamation 

Si vous estimez que nous ne vous aidons pas correctement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité néerlandaise des données personnelles. Consultez https://www.autoriteprotectiondonnees.be/pour découvrir comment introduire une réclamation.